1. Uitdaging

Het doel van BSR is de lokale belastingheffing van haar deelnemers kosteneffectiever en met een hogere kwaliteit uit te voeren dan de afzonderlijke deelnemers zelf kunnen. Deze jonge organisatie, BSR is gestart in 2008, is constant in beweging om zichzelf te verbeteren en bewijzen. Deelnemers verwachten op regelmatige basis geïnformeerd te worden over de stand van zaken, zoals o.a.: gerealiseerde en te verwachten belastingopbrengsten, aantal kwijtscheldingen, aantal bezwaren en behandelingstijden.

BSR realiseerde zich dat het zelf blijven uitvoeren van ad hoc queries op hun operationele belastingdatabase niet de manier was om te voorzien in de informatie wensen en zeker niet management informatie. Bovendien is het uitvoeren van de queries een tijdrovende activiteit die slechts door een enkeling uitgevoerd kon worden. Daarmee ontstond ook nog een potentieel continuïteitsrisico voor de organisatie.

2. Vaststellen en prioriteren van de informatiebehoefte

Het was duidelijk dat de huidige manier van data verzamelen, analyseren en rapporteren niet langer gewenst was. Er moest een gestructureerde oplossing komen. Komt eerst de vraag naar voren: welke informatiebehoefte bestaat er bij de verschillende gebruikers? Daarom is gestart met een inventarisatie van alle informatiewensen, in eerste instantie zonder rekening te houden met details en relevantie. Vervolgens was men in staat om prioriteiten te kunnen geven op basis van een paar eenvoudige criteria: hoe vaak wordt een informatiewens uitgesproken (behoefte), wat is de relevantie tot de kernprocessen (toepasbaarheid) en welke onderliggende gegevens zijn nodig (scope).

Naast de informatiewensen had BSR nog een belangrijke eis: de mogelijkheid voor eindgebruikers om zelfstandig analyses en rapportages te maken zonder daarbij afhankelijk te zijn van de benodigde expert kennis voor het aanleveren van de data.

3. Agile inrichting van een Business Intelligence omgeving

Zoals zo vaak was ook bij BSR de totale lijst met informatie-eisen veel groter dan het budget toeliet om te kunnen realiseren. Door voor een Agile projectaanpak te kiezen, waarbij het budget vast staat maar de op te leveren functionaliteit variabel is op basis van de eindgebruiker prioriteit, kon eenvoudig de projectscope vastgesteld worden.

Geheel volgens de Agile projectaanpak is het project in 3 sprints onderverdeeld. 1. Sprint één had als doel het ontsluiten van de benodigde data. Volgens de best practice is de gehele bron zonder enige wijziging in structuur of inhoud ontsloten 2. Tijdens sprint twee is het meest complexe deel van de gevraagde functionaliteit gerealiseerd, namelijk het berekenen van de heffingen en inningen per belastingobject. 3. In de laatste, de derde sprint, is de resterende functionaliteit opgeleverd. Tijdens het gehele project zijn er wekelijks en soms dagelijks eindgebruikers sessies geweest waarin de gerealiseerde functionaliteit, hoe klein soms ook, werd besproken. Dit zorgt voor maximale eindgebruiker betrokkenheid en optimale bijsturing van het project.

4. Zelfstandig rapportages maken

Voor de eindgebruikers van BSR was het één van de grootste wensen om zelfstandig analyses en rapportages te kunnen maken. Door te kiezen voor zogenaamde OLAP-technologie en een zeer gebruiksvriendelijke webbased eindgebruikerstoepassing werd dit mogelijk gemaakt. Tijdens het project zijn enkele gebruikers in een dag getraind in het gebruik van deze toepassing.

Reeds gedurende het project zijn deze gebruikers aan de slag gegaan met de beschikbare gegevens, om zodoende begrip te ontwikkelen van de data en tevens het eindproduct te valideren.
De BSR organisatie heeft uiteindelijk zelfstandig een rapportage gemaakt voor haar deelnemers en daarmee vele standaard vragen beantwoord. Deelnemers kunnen nu elk moment van de dag de benodigde informatie zelf raadplegen via een webportaal.

5. Resultaat

Nu zowel de deelnemers als de interne organisatie zelfstandig toegang hebben tot de benodigde informatie is het inzicht in de financiële en operationele resultaten significant verbeterd met als gevolg dat de werkdruk voor de beheerders afgenomen en de transparantie van BSR’s dienstverlening naar haar deelnemers vergroot. Doordat de informatie nu op één plek beschikbaar is voor iedereen en de betrouwbaarheid van de informatie toegenomen is kan de organisatie de volgende stap maken verdere optimalisatie van haar dienstverlening.